Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

MANA HEALTH S.A.S. (en adelante, "MANA") reconoce la privacidad de sus Usuarios como un derecho fundamental y se compromete a proteger los datos personales que recibe a través de su Plataforma con los más altos estándares de seguridad, transparencia y responsabilidad.

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") describe cómo MANA recolecta, usa, almacena, comparte, transfiere, protege y elimina los datos personales de sus Usuarios, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas concordantes.

Esta Política complementa y desarrolla la Sección 9 de los Términos y Condiciones de la Plataforma, y aplica de manera integral a todos los datos personales tratados por MANA en el marco de sus Servicios.

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilados a través de la Plataforma es:

• Razón social: MANA HEALTH S.A.S.
• NIT: 902.076.976-1
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
• Página web: somosmana.co
• Correo de contacto para asuntos de privacidad: hola@somosmana.co
• WhatsApp Business: +57 312 397 9078

Para efectos de esta Política, se adoptan las siguientes definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario:

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento por parte de MANA (Pacientes, Psicólogos y Coaches).

Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos de salud física y mental.

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y el Tratamiento. Para efectos de esta Política, MANA HEALTH S.A.S.

Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable (proveedores tecnológicos como Wompi, Supabase, Resend, Whereby).

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos personales.

MANA recopila las siguientes categorías de datos personales, según el tipo de Usuario y las funcionalidades utilizadas:

4.1 Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos completos.
• Número de documento de identidad.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Ciudad y país de residencia.
• Fecha de nacimiento.

4.2 Datos profesionales (aplicable a Psicólogos y Coaches)

• Título profesional, tarjeta profesional (Psicólogos) o certificaciones en coaching (Coaches).
• Formación académica y experiencia profesional declarada.
• Especialidades, enfoques, metodología y temas de trabajo.
• Archivos de credenciales y certificados cargados en la Plataforma.
• Fotografía de perfil, LinkedIn y sitio web personal (opcionales).

4.3 Datos Sensibles (salud mental)

Cuando el Titular es un Paciente que utiliza los Servicios de Psicología o Coaching, MANA puede almacenar los siguientes Datos Sensibles:

• Motivo de consulta declarado al momento de agendar una sesión.
• Historial de sesiones agendadas y completadas.
• Notas clínicas elaboradas por el Psicólogo tratante (no accesibles por MANA).
• Notas de sesión elaboradas por el Coach (no accesibles por MANA).

Los Datos Sensibles gozan de protección reforzada conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Su tratamiento requiere autorización expresa, previa e informada del Titular, y solo se realizan las operaciones estrictamente necesarias para la prestación de los Servicios.

4.4 Datos de pago y financieros

• Información bancaria para retiros del wallet (aplicable solo a Profesionales).
• Registro de transacciones realizadas a través de la Plataforma.

MANA NO almacena números completos de tarjetas de crédito o débito. Esta información es procesada directamente por la pasarela de pagos (Wompi) bajo sus propios estándares de seguridad PCI-DSS.

4.5 Datos técnicos y de navegación

• Dirección IP y ubicación aproximada derivada de esta.
• Tipo de dispositivo, sistema operativo y navegador utilizado.
• Cookies técnicas necesarias para el funcionamiento de la Plataforma (ver Sección 12).
• Registro de accesos, sesiones iniciadas y actividad dentro de la Plataforma.

MANA trata los datos personales de sus Usuarios para las siguientes finalidades:

5.1 Prestación de los Servicios

• Facilitar la conexión entre Pacientes y Profesionales (Psicólogos y Coaches).
• Gestionar el registro, autenticación y administración de cuentas de Usuario.
• Procesar el agendamiento, realización, cancelación y reembolso de sesiones.
• Permitir la comunicación entre Pacientes y Profesionales dentro de la Plataforma (chat, videollamada).
• Verificar credenciales profesionales de Psicólogos y Coaches.
• Gestionar el sistema de wallet, comisiones, retiros y pagos.

5.2 Comunicaciones transaccionales y de servicio

• Enviar confirmaciones, recordatorios y notificaciones relacionadas con sesiones agendadas.
• Notificar cambios en la Plataforma, actualizaciones de Términos o de esta Política.
• Atender solicitudes de soporte, disputas o reportes de problemas.

5.3 Cumplimiento de obligaciones legales

• Cumplir con obligaciones fiscales, contables y de facturación conforme a la legislación colombiana.
• Responder a requerimientos de autoridades administrativas o judiciales competentes.
• Mantener registros de transacciones por el plazo legalmente exigido (10 años, Ley 962 de 2005).

5.4 Mejora de los Servicios

• Análisis estadísticos anonimizados sobre el uso de la Plataforma.
• Detección y prevención de fraudes, abuso o uso indebido de la Plataforma.
• Investigación y desarrollo de nuevas funcionalidades.

5.5 Comunicaciones comerciales (con autorización)

• Envío de novedades, artículos de bienestar y comunicaciones sobre nuevos Profesionales o servicios.

El Titular puede oponerse en cualquier momento a recibir comunicaciones comerciales mediante el enlace de desuscripción incluido en cada correo, o escribiendo a hola@somosmana.co. Esta oposición no afecta el envío de comunicaciones transaccionales necesarias para la prestación del Servicio.

El Tratamiento de datos personales por parte de MANA se fundamenta en:

• La autorización previa, expresa e informada otorgada por el Titular al aceptar los Términos y Condiciones y la presente Política durante el registro en la Plataforma.
• La ejecución del contrato de prestación de servicios digitales al que dan origen los Términos y Condiciones.
• El cumplimiento de obligaciones legales aplicables a MANA en Colombia.
• El interés legítimo de MANA en garantizar la seguridad, prevenir fraudes y mejorar la calidad de sus Servicios.

El Tratamiento de Datos Sensibles (salud mental) se basa exclusivamente en la autorización expresa del Titular, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

Para la correcta prestación de los Servicios, MANA comparte determinados datos personales con los siguientes Encargados del Tratamiento, quienes actúan bajo instrucciones expresas de MANA y están obligados contractualmente a garantizar la seguridad y confidencialidad de la información:

7.1 Encargados del Tratamiento

Wompi (Colombia): Pasarela de pagos, para el procesamiento de transacciones, reembolsos y transferencias a los wallets de los Profesionales.

Supabase (Estados Unidos, servidores en São Paulo, Brasil): Infraestructura de base de datos, autenticación y almacenamiento en la nube.

Resend (Estados Unidos): Envío de correos electrónicos transaccionales (confirmaciones, recordatorios, notificaciones).

Whereby (Noruega): Servicio de videollamadas para la realización de las sesiones entre Profesionales y Pacientes.

Lovable (Suecia): Plataforma de desarrollo y alojamiento del frontend de la aplicación.

7.2 Transferencia internacional de datos

Algunos de los Encargados del Tratamiento se encuentran ubicados fuera de Colombia, lo que implica una transferencia internacional de datos personales. MANA garantiza que dichas transferencias se realizan a países que ofrecen niveles adecuados de protección conforme a los estándares internacionales, o mediante cláusulas contractuales que garantizan un nivel de protección equivalente al exigido por la legislación colombiana.

Al aceptar esta Política, el Titular autoriza expresamente dichas transferencias internacionales de datos, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

7.3 No comercialización de datos

MANA NO vende, comercializa, alquila ni cede los datos personales de sus Usuarios a terceros con fines publicitarios, de marketing directo por parte de terceros o cualquier otro fin ajeno a la prestación de los Servicios.

Conforme a la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer los datos personales que MANA ha recopilado sobre él, así como los usos que se les han dado.
• Actualizar y rectificar los datos personales que resulten inexactos, incompletos o desactualizados.
• Solicitar la supresión (eliminación) de sus datos cuando considere que el Tratamiento no se ajusta a los principios y garantías legales.
• Revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que MANA le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales cuando existan modificaciones sustanciales en la Política que motiven nuevas consultas.

Los derechos de acceso, rectificación, supresión y revocatoria pueden ejercerse por el propio Titular o por sus causahabientes debidamente acreditados.

Para ejercer cualquiera de los derechos descritos en la Sección 8, el Titular debe enviar una solicitud escrita al correo electrónico hola@somosmana.co, incluyendo la siguiente información:

• Nombre completo y número de identificación del Titular.
• Correo electrónico registrado en la Plataforma.
• Descripción clara del derecho que desea ejercer (consulta, actualización, supresión, revocatoria, etc.).
• Documentos que acrediten la identidad del solicitante o su representación legal, cuando aplique.

MANA dará respuesta a las solicitudes en los siguientes plazos:

• Consultas: dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recepción.
• Reclamos: dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción.

Cuando no sea posible atender la solicitud dentro de dichos términos, MANA informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, sin exceder el doble del plazo original.

Si transcurridos los términos legales el Titular considera que su solicitud no fue atendida adecuadamente, podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para presentar la queja correspondiente.

MANA conserva los datos personales de sus Usuarios solo durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del Tratamiento y las obligaciones legales aplicables.

10.1 Plazos de conservación

Datos operativos de perfil y cuenta activa: Mientras la cuenta del Usuario se mantenga activa en la Plataforma.

Datos operativos tras eliminación de cuenta: Hasta treinta (30) días calendario después de la solicitud de eliminación, salvo obligación legal en contrario.

Registros contables, facturación y transacciones: Diez (10) años calendario, conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y demás normas fiscales aplicables.

Notas clínicas de sesiones psicológicas: Quince (15) años calendario, conforme a la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, plazo durante el cual permanecen bajo la responsabilidad del Psicólogo tratante en su calidad de Responsable del Tratamiento de dicha información clínica.

Notas de sesión de coaching: Hasta la eliminación de la cuenta del Coach o del Paciente, la que ocurra primero, salvo obligación legal específica.

Datos de identificación con requerimiento legal: Durante el tiempo que dure el requerimiento de autoridad competente.

10.2 Proceso de eliminación

Al recibir una solicitud válida de supresión, MANA procederá a eliminar los datos personales del Titular de sus sistemas activos dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, salvo aquellos datos que deban conservarse por obligación legal, los cuales permanecerán almacenados con acceso restringido únicamente para fines de cumplimiento normativo.

MANA implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta, uso, acceso o tratamiento no autorizado o fraudulento, incluyendo:

• Cifrado de datos sensibles en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo.
• Autenticación segura mediante contraseñas cifradas y sistemas de gestión de sesiones.
• Sistema de permisos y roles con políticas de seguridad a nivel de fila (Row Level Security) en la base de datos.
• Aislamiento del acceso a notas clínicas y notas de sesión, restringido exclusivamente al Profesional tratante.
• Acuerdos de confidencialidad con proveedores tecnológicos (Encargados del Tratamiento).
• Copias de seguridad periódicas y planes de recuperación ante incidentes.
• Auditorías internas y monitoreo continuo de accesos y actividad sospechosa.

Sin perjuicio de lo anterior, ningún sistema informático es completamente invulnerable. En caso de que MANA identifique un incidente de seguridad que pueda afectar los datos personales de sus Usuarios, notificará a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a los plazos y procedimientos exigidos por la ley.

MANA utiliza únicamente cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la Plataforma. Estas cookies no requieren consentimiento previo del Usuario conforme a los estándares de protección de datos, ya que son indispensables para la prestación del Servicio solicitado.

12.1 Cookies utilizadas actualmente

Cookies de sesión y autenticación: Necesarias para mantener al Usuario autenticado dentro de la Plataforma durante su navegación. Se eliminan al cerrar sesión o al vencer el período de sesión.

Cookies técnicas de infraestructura: Utilizadas por el proveedor de alojamiento para garantizar el correcto enrutamiento y funcionamiento de la Plataforma.

12.2 Fuentes web externas

La Plataforma carga fuentes tipográficas desde Google Fonts (fonts.googleapis.com) exclusivamente para efectos de diseño y presentación visual. Esta carga no implica recopilación de datos personales del Usuario para fines de perfilamiento o publicidad.

12.3 Ausencia de cookies de marketing y analítica

A la fecha de publicación de esta Política, MANA NO utiliza cookies de analítica web (como Google Analytics), cookies publicitarias (como Meta Pixel) ni herramientas de rastreo de comportamiento (como Hotjar o Mixpanel). Si en el futuro MANA incorpora estas tecnologías, actualizará esta Política e implementará un mecanismo de gestión de consentimiento (banner de cookies) que permita al Usuario aceptar o rechazar dichas cookies.

12.4 Gestión desde el navegador

El Usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies. Sin embargo, deshabilitar las cookies estrictamente necesarias puede impedir el correcto funcionamiento de la Plataforma.

La Plataforma está diseñada para Usuarios mayores de dieciocho (18) años. El tratamiento de datos de menores de edad se realiza únicamente cuando el padre, madre o tutor legal se registra en la Plataforma, vincula al menor como dependiente y otorga su consentimiento expreso.

En estos casos, MANA aplica un estándar reforzado de protección conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al Código de la Infancia y la Adolescencia (Ley 1098 de 2006), respetando el interés superior del menor y garantizando el respeto por sus derechos fundamentales.

Cuando el menor es mayor de doce (12) años y tiene suficiente grado de madurez, tiene derecho a expresar su opinión respecto de los Servicios que su representante legal considere adecuados para él.

Al registrarse en la Plataforma, el Titular acepta expresamente los Términos y Condiciones y la presente Política, otorgando así su autorización previa, expresa e informada para el Tratamiento de sus datos personales conforme a lo descrito en este documento.

Esta autorización incluye:

• El Tratamiento de datos personales generales conforme a las finalidades descritas en la Sección 5.
• El Tratamiento de Datos Sensibles relacionados con la salud mental, cuando aplique.
• La transferencia internacional de datos a los Encargados del Tratamiento descritos en la Sección 7.
• El envío de comunicaciones transaccionales necesarias para la prestación del Servicio.

La autorización para recibir comunicaciones comerciales es opcional y puede ser revocada en cualquier momento sin afectar la prestación de los Servicios.

Esta Política entra en vigor a partir de su fecha de publicación indicada en el encabezado y permanecerá vigente mientras MANA mantenga en operación su Plataforma o hasta que sea sustituida por una nueva versión.

MANA se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento para reflejar cambios legales, operativos o tecnológicos. Cualquier modificación será notificada a los Usuarios a través de la Plataforma o por correo electrónico con un mínimo de quince (15) días calendario de anticipación a su entrada en vigor.

El uso continuado de la Plataforma tras la entrada en vigor de las modificaciones implicará la aceptación de la nueva versión de la Política. Si el Titular no está de acuerdo con los cambios, podrá revocar su autorización y solicitar la eliminación de su cuenta conforme al procedimiento descrito en la Sección 9.

La autoridad competente en Colombia para la protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales. El Titular puede presentar quejas o denuncias ante esta autoridad si considera que sus derechos han sido vulnerados:

• Página web: www.sic.gov.co
• Sede principal: Carrera 13 No. 27-00, Bogotá D.C.
• Línea gratuita nacional: 01 8000 910 165

Para consultas, solicitudes, quejas o cualquier asunto relacionado con esta Política y el Tratamiento de datos personales, el Titular puede contactarnos a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: hola@somosmana.co
• Ciudad: Bogotá D.C., Colombia